Die wichtigsten Tools für die Arbeit im Home Office

Auch wenn meisten Arbeitnehmer schon wieder ins Büro fahren, ist das Thema Home Office seit Beginn der Corona Krise nicht mehr wegzudenken. Welche Tools sorgen dafür, dass die Arbeit aus dem heimischen Büro gelingt? Wie funktioniert der Austausch mit den Kollegen, wenn man sich nicht mehr an der Kaffeemaschine oder im Konferenzraum trifft? Wie betreut man Kunden zufriedenstellend und wie gelingt es, dass Projekte aus den eigenen vier Wänden heraus vorangetrieben werden?

Diese Fragen haben sich in den letzten Monaten zahlreiche Unternehmen gestellt. Sehr viel länger beschäftigt sich das Softwareunternehmen 42he mit diesen Themen. Seit der Gründung des Kölner Unternehmens vor zehn Jahren arbeiten fast alle Mitarbeiter ganz regelmäßig im Home Office, manche von ihnen zu 100 Prozent. 

Welche Tools sie dabei einsetzen, verraten sie hier:

Interne Kommunikation und Projektmanagement

Kommunikation ist das A und O für die erfolgreiche Arbeit aus dem Home Office. Denn je weniger man sich sieht, desto wichtiger ist der regelmäßige Austausch. Für die gesamte Kommunikation setzt das Team von 42he die Projektmanagement Software Basecamp ein. Die einzelnen Abteilungen nutzen darin eigene Chatkanäle, es gibt übergeordnete Kanäle für das gesamte Team und projektbezogene für einzelne Mitarbeiter. Die Kombination aus Projektmanagement Software und Team-Kommunikation funktioniert sehr gut und hält darüber hinaus auch eine Funktion für die tägliche ToDo-Planung bereit. 

Customer Relationship Management

Alles, was sich um Kunden dreht, findet in der CRM-Software „Central Station CRM“ statt. Kontaktdaten, E-Mails, Telefonnotizen und mehr werden im CRM-System hinterlegt, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können. Da macht es gar nichts, dass man im HomeOffice nicht mitbekommt, wenn der Kollege mit einem Kunden telefoniert. Denn der aktuelle Stand zu jedem Kunden ist im CRM-System einsehbar und auf Wunsch wird man über Änderungen auch benachrichtigt. Ganz unabhängig vom Home Office wird durch die Nutzung eines solchen CRM-Systems auch die Zusammenarbeit während der Urlaubs- oder Krankheitsvertretung enorm vereinfacht.

Kundensupport

Für die täglichen Kundenanfragen arbeitet das Support-Team mit der Helpdesk Software „Central Desk“. Schriftliche Kundenanfragen landen zentral in dem Support-Tool und können hier direkt von den Team-Mitgliedern beantwortet werden. Dank individueller Antwortvorlagen und der Verknüpfung mit der eigenen Online-Hilfe klappt das schnell und umfassend. Und weil für das ganze Team transparent ist, wer gerade arbeitet und wer welche Anfrage beantwortet, wird doppelte Arbeit auch ohne Absprachen im Büro ausgeschlossen.

Telefonieren

Wenn das Telefon klingelt, dann tut es das dank der virtuellen Cloud-Telefonanlage „Placetel“ nicht nur im Büro, sondern wahlweise auch auf dem Smartphone oder im Homeoffice. Ob es zunächst nur auf zwei Apparaten und einige Sekunden später auf drei weiteren klingelt, lässt sich ganz individuell einstellen und durch die einfache Benutzeroberfläche bei Placetel auch im Handumdrehen ändern. Und die Kunden bekommen gar nichts davon mit, ob sie im Büro oder beim Support-Mitarbeiter zu Hause auskommen.

Mal kurz was zeigen

Jeder kennt die Situation, sich mal eben zum Kollegen an den Bildschirm zu stellen und etwas zeigen zu lassen. Für solche Kleinigkeiten eine Videokonferenz aufzusetzen, erscheint schnell zu aufwändig. In solchen Fällen setzt die 42he GmbH auf das Screen Recorder Tool „CloudApp“. Damit lassen sich einfach kurze Bildschirm-Mitschnitte aufzeichnen und per Audio kommentieren. Praktisch sind auch kurze GIFs, die viel kleiner sind als Videos und sich daher schnell und unkompliziert verschicken oder einbinden lassen.

Ordner- und Dokumentenmanagement

Damit alle Teammitglieder Zugriff auf Dateien und Ordnerstruktur haben, nutzt das 42heTeam die deutsche Cloud-Lösung „Lucky Cloud“. Hier werden Dokumente DSGVO-konform in der Cloud gespeichert, so dass alle Mitarbeiter darauf zugreifen können – egal wo sie sich gerade befinden. Solange sich alle an die Regel halten, nicht mal eben was auf dem eigenen Desktop zu speichern, funktioniert die Arbeit mit dem Cloud-Speicher wunderbar.

Autorenprofil:
Sven Sester beschäftigt sich beim Kölner Software-Anbieter 42he mit Marketing- und Vertriebsabläufen in kleinen Unternehmen. Darauf basierend entwickelt und vertreibt er zusammen mit seinen Kollegen speziell für KMU und Selbstständige konzipierte CRM-Software. Die soll vor allem eines sein: so einfach, schlank und schnell wie möglich. 
Mehr Infos unter www.centralstationcrm.de

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