Gastartikel: Collaboration – flexible Zusammenarbeit dank des Digitalen Wandels

Die Digitalisierung bietet Unternehmen große Potenziale, um ihre Ziele effektiv zu erreichen. Viele digitale Werkzeuge werden in deutschen Büros und Produktionsstätten genutzt, um die Arbeit zu erleichtern und den Umsatz zu fördern – im Bereich der Teamarbeit spricht man von Collaboration-Tools. Doch was ist damit gemeint, für welche Unternehmensarten bieten sich diese Lösungen an und welche Vorteile bringen sie in der Praxis?

Systeme werden teils bereits unbewusst von Unternehmen genutzt

Der Begriff „Collaboration“ wird heutzutage oft verwendet, aber eine einheitliche und konkrete Definition ist nur schwer zu finden. Grundsätzlich können alle Strategien, Maßnahmen und Tools zusammengefasst werden, die dazu dienen, im unternehmerischen Bereich ein gemeinsames Ziel – wie ein Projekt – zu verfolgen und abzuarbeiten sowie den Wissenstransfer unter Mitarbeitern zu ermöglichen. Findet die Kommunikation an einem Ort ohne zeitlichen Versatz statt, spricht man von der synchronen Collaboration. Bei der asynchronen Collaboration geschieht dies auch zeit- und ortversetzt.

Oftmals werden Alltagshelfer wie Skype, Slack oder Dropbox im Arbeitsalltag bereits genutzt, um die Kommunikation zu verbessern und einen gemeinsamen Ablageort von Dokumenten und Daten zu schaffen – es handelt sich dabei bereits um Collaboration-Anwendungen. Professionelle Lösungen der Collaboration gehen einen Schritt weiter und vereinen diese Funktionen und bieten weitere Features, um die Aufgabenverteilung und die Bereitstellung von Ressourcen weiter zu optimieren, damit im Endeffekt reibungslosere Geschäftsprozesse zu mehr Produktivität und Umsatz führen können.

Collaboration – der digitale Wandel in Deutschland

Deutschland liegt im internationalen Vergleich bei der Digitalisierung weit hinten: In der Praxis werden ERP-Systeme, DMS-Suites,  Programme zur Verbesserung der Kundenbeziehungen und viele weitere digitale Helfer, die den Arbeitsalltag erleichtern sowie die genannten Collaboration-Werkzeuge nur selten genutzt, obwohl laut Umfragen die Deutschen von den Vorteilen überzeugt sind. Oftmals wird eine aufwändige Einführung und Integration gefürchtet – hinzu kommt das konservative Investitionssverhalten der Deutschen, was den Digitalisierungsprozess ausbremst.

Dabei bieten die Anwendungen enorme Potenziale, die sich ausschöpfen lassen – egal, ob für den Betrieb aus dem produzierenden Gewerbe, den Großkonzern, die Marketingagentur oder das innovative IT-Startup. Natürlich gibt es große Unterschiede beim Nutzungsgrad der IT und bei der technischen Ausrichtung, die Collaboration betrifft jedoch alle, da in jedem Unternehmen die Mitarbeiter effektiv für den Erfolg zusammenarbeiten und kommunizieren müssen.

Die vier Vorzüge einer guten Collaboration

Es gibt Programme von vielen Herstellern in diversen Preislagen und in unterschiedlichen Funktionsumfängen – von flexiblen Cloud-Lösungen bis hin zur allumfassenden Komplettsuite. Grundlegend werden dabei hauptsächlich folgende vier Vorteile verfolgt:

  1. Unabhängigkeit

Eine der Stärken der Collaboration liegt in der gewonnen Flexibilität für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Angestellte können zeitlich und örtlich getrennt zusammen an einem Projekt arbeiten – egal, ob der Kollege aus dem Home-Office auf relevante Dokumente zugreifen muss oder das ausländische Team ihren Taskfortschritt dokumentieren muss.

  1. Produktivitätssteigerung

Die digitalen Zusammenarbeits-Werkzeuge können Unternehmen dabei helfen, ihre Produktivität erheblich zu steigern. Kritische Entscheidungen können aufgrund einer gleichen Informationsbasis schneller getroffen werden. Zudem wird der Wissenstransfer aufgrund der besseren Kommunikation gefördert, wodurch Teilschritte schneller erledigt werden können.

  1. Echtzeitinformationen

Nicht aktuelle Dokumente und Dopllungen werden mit einer Collaboration-Lösung verhindert, da alle Informationen in Echtzeit für den gesamten Mitarbeiterpool an einer Stelle zusammengetragen werden. Auf einem Dashboard lassen sich Terminänderungen, Ergebnisse aus Meetings, neue Vorgaben und alle anderen relevanten Änderungen übersichtlich ablesen.

  1. Rechercheaufwandminimierung

Die manuelle Recherche für wichtige Dokumente und Daten kostet viel Zeit. Teils müssen Unterlagen aus Archiven zusammengetragen oder Papierberge durchforstet werden. Mit einer Digitalisierung der Papiere können über eine Volltext- und Metadatensuche alle relevanten schnell gefunden werden, die ansonsten in E-Mail-Programmen oder Chatverläufen untergehen. Zudem können häufig genutzte Filter- und Suchmasken gespeichert werden, sodass in Zukunft die gewünschten Unterlagen direkt zur Hand sind und die Wertschöpfungskette im Unternehmen nicht aufgrund von aufwändiger Recherchearbeit verlangsamt wird.

Fazit: Chance der Digitalisierung nutzen

Skype, Slack, Dropbox und Co. werden im Arbeitsalltag bereits für Kollaborationszwecke eingesetzt. Um die Kommunikation weiter zu verbessern, lohnt sich die Einführung einer professionellen Lösung, um die Teilfunktionen zu vereinen und weitere Potenziale auszunutzen. Der Einsatz lohnt sich dabei für jede Unternehmensform, da sich projektbezogene Abläufe nahezu überfall finden lassen. 

Achten Sie bei der Auswahl allerdings auf die Flexibilität und Modularität der Lösung. So soll sich das Tool in die bestehende IT-Landschaft nahtlos einfügen können und auch skalierbare Erweiterungsmöglichkeiten bieten, um mit dem Unternehmen mitwachsen zu können. Eine Investition kann sich für Sie lohnen – und dabei den digitalen Wandel in Deutschland beschleunigen.

Mehr zu Professionelle Lösungen der Collaboration kannst du HIER erfahren.

Autorin dieses Artikels: Tatjana Naß, SEO Consultant & Web Analytics bei SEOPT e.K

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